Aujourd'hui, la dématérialisation des documents est un prérequis à la transformation numérique des entreprises. La dématérialisation consiste à utiliser des moyens électroniques pour supprimer les dossiers papier, tels que les documents administratifs, financiers et juridiques, et pour réduire le temps nécessaire à leur traitement. En fait, elle va au-delà de la numérisation et couvre de nombreux domaines.
La dématérialisation : définition
Dans la disposition de la transformation numérique des entreprises, la dématérialisation est devenue une autre réalité.
La dématérialisation désigne la numérisation des supports analogiques et l'utilisation de supports électroniques comme norme dans la gestion des documents d'entreprise. Il faut distinguer la dématérialisation native de la dématérialisation répliquée. La première implique l'acquisition directe de documents sous forme de données numériques et la seconde la reproduction de documents papier existants sous forme de données numériques.
La numérisation des documents pour votre entreprise : quels sont les avantages ?
La gestion et l'entreposage des dossiers papier exigent du temps et de l'espace. La dématérialisation des documents met fin à ces problèmes. Par exemple, la signature d'un devis implique d'imprimer, de scanner , de signer et de réimprimer. Des centaines de fois, ce qui prend énormément de temps. Grâce aux signatures électroniques, le personnel peut gagner beaucoup de temps en deux clics de souris, ce qui lui permet de se concentrer sur ses tâches principales au profit de ses clients. L'impression des rapports de dépenses, la signature et la numérisation des reçus pertinents sont également des tâches quotidiennes inutiles. Cependant, la documentation numérique permet aux employés de saisir les notes de frais et de supprimer les reçus pertinents par un simple processus d'impression électronique. En effet, les documents dématérialisés permettent d'économiser les coûts d'impression, de stockage, de tri et d'archivage des documents papier, ainsi que les frais postaux. Enfin, vous pouvez également vous positionner comme une entreprise qui souhaite réduire son empreinte carbone.
L'enjeu important : les relations avec les fournisseurs et les clients
La plupart des gens à notre époque ont déjà un ordinateur, tablette ou un smartphone. Grâce à ces outils technologiques, la dématérialisation des échanges peut faciliter l'interaction entre clients et fournisseurs, créant ainsi de nouveaux canaux de vente. Les relations et les besoins des clients sont de plus en plus étendus et les attentes en matière de relations avec les fournisseurs sont de plus en plus grandes. Cependant, les entreprises doivent s'adapter à ces comportements nouveaux et changeants et développer des stratégies de marketing relationnel pour conserver leur avantage concurrentiel unique. La numérisation des relations avec les clients ne se limite pas à la mise en place d'un site web et d'une présence sur les médias sociaux. Le défi consiste à utiliser la technologie pour s'engager auprès des clients, analyser les données recueillies et en faire le meilleur usage possible pour répondre à leurs attentes.